아직도 ‘이메일’과 ‘채팅’만으로 협업하십니까?

디지털 기술 발전과 더불어 기업 업무에 활용되는 효과적인 커뮤니케이션 수단으로 ‘이메일’이 부상한 지도 오래됐습니다.

이메일은 먼 거리에 떨어져 있는 사람들과 직접 얼굴을 마주 보거나 전화 통화를 하지 않아도 손쉽게 소통하고 자료를 주고받으면서 간편하게 협업할 수 있는 업무수단으로 자리 잡았습니다.

그런데 최근 미국, 프랑스 등지의 해외에서는 돌연 이메일 사용을 제한하거나 금지하는 기업들이 생겨나고 있다는 소식이 전해지기도 했는데요.

이메일이 폭증하면서 오히려 직원들의 업무 집중을 방해하고 업무 효율성과 생산성에 부정적인 영향을 미친다는 것이 이런 조처를 하게 된 이유라고 합니다.

이메일 대신에 구성원들끼리 보다 의미 있는 토론이나 협업을 위해 대면 접촉이나 전화통화를 늘리거나 그 폐해를 줄일 수 있는 다른 소통방식으로 대체하라는 것입니다.

데이비드 버커스 박사가 쓴 <경영의 이동>이라는 서적에서도 이같은 내용이 언급돼 있습니다. 그는 미래를 선도할 새로운 경영으로 이동하기 위한 변화의 방법 일 순위로 ‘이메일을 금지하라’라고 제시했습니다.

‘이메일 사용 금지/제한’을 주장하는 쪽에서는 이메일을 안 쓸 경우 기업에서 업무 생산성과 영업이익률이 상승했다는 조사결과를 내세우기도 합니다.

현재 시점에서 이메일 사용을 금지하는 기업들은 많지 않습니다. 인터넷이 확산된 이후 꽤 오랜 기간 널리 사용해온 업무수단을 금지·제한하는, 조금은 극단적인 선택을 하지 않더라도 기업에서 이메일을 사용하는 비율은 사실 자연스럽게 감소하고 있는 추세입니다.

이메일보다 더 편리하고 즉각적인 소통과 협업 수단을 제공하는 다양한 솔루션들이 이미 많이 등장했고, 또 사용되고 있기 때문입니다.

그 대표적인 사례가 ‘모바일 메신저’입니다. 이미 업무시간 이외에 특정 모바일 메신저 사용을 제한·금지해야 한다는 얘기가 나올 정도로 개인 스마트폰에 깔려 있는 메시징 툴이 업무에 활용되고 있습니다.

만일 지금 당장 ‘이메일 제한/금지’ 정책을 펼치는 기업에서 근무하게 되더라도 동료들과 소통하고 협업하는 것이 전혀 불편하지 않은 시대입니다.

요즘 같은 글로벌 비즈니스 환경, 스마트워크 시대에 멀리 떨어져 있는 사람들이 늘상 만나서 일할 수만은 없습니다.

먼 거리에 있는 사람들과 만나서 업무를 협의하기 위해 직접 출장을 가지 않아도 됩니다. 내 모바일기기나 데스크톱에, 아니면 사내 회의실에 설치돼 있는 협업 솔루션을 이용하면 가상 환경에서 직접 만나 소통하는 효과를 누릴 수 있습니다.

협업 솔루션이 제공하는 기능은 다양합니다. 인스턴트 메시징처럼 텍스트와 파일 공유 위주로 기능을 지원하는 솔루션도 많이 있습니다. 여러 사람이 참여하는 ‘팀 협업’이 필요할수록 텍스트만으로, 음성전화 기능만 이용하는 것은 한계가 있습니다. 그 이유로 모바일 메신저도 실시간 채팅 기능을 시작으로 파일 공유, 음성과 영상 통화 등 다양한 기능을 포함한 툴로 발전했습니다.

화상회의, 영상회의, 텔레프레즌스(Telepresence) 등 다양한 이름으로 불리는 기업용 영상 협업 솔루션이 출시된 지도 벌써 10년이 지났습니다.

그동안 영상 협업 솔루션을 사용한 기업들이 얻은 혜택은 많이 알려져 있습니다. 시스코가 제시하는 집계에 따르면, 영상 협업 솔루션 사용으로 기업은 ▲혁신과 창의성 35% 향상 ▲생산성 30% 증가 ▲업무 시간 50% 감축 효과를 거두고 있습니다. 출장을 안 가도 되니 여기에 들어가는 시간과 비용만 해도 크게 줄어든다는 점을 쉽게 떠올릴 수 있습니다.

최근 시스코가 선보인 최신 협업 플랫폼인 ‘시스코 스파크’를 보면, 협업 솔루션이 현재 요구되는 스마트워크 환경에 적합한 방식으로 얼마나 많이 발전했는지 엿볼 수 있는데요.